تعریف سیستم
اصطلاح «سیستم» به «مجموعه ای از اجزاء وابسته» اطلاق می شود. به عبارت دیگر، سیستم به معنای یک «کل» بکار می رود که از ترکیب اجزاء متعددی تشکیل یافته است. بدین ترتیب، اصطلاح «سیستم» مفهوم وسیع و گسترده ای دارد که شامل مصادیق مختلفی در زیست شناسی و امور فیزیکی و اجتماعی و نظائر آنها می شود. به عنوان مثال، در زیست شناسی بدن موجود زنده یک سیستم تلقی می شود که از اجزاء یا سیستم های فرعی متعددی (مانند دستگاه اعصاب، دستگاه گردش خون، دستگاه گوارش و غیره) تشکیل یافته است. در نتیجه فعل و انفعال و تأثیر متقابل اجزاء وابسته، پدیده کل (سیستم) ظاهر می شود.
حدود سیستم اصلی و سیستم های فرعی (Sub-Systems) همیشه تابع قواعد و ضوابط معینی نیست. به عنوان مثال، اگر بدن انسان را یک سیستم اصلی فرض کنیم، هر یک از اجزاء آن (مانند دستگاه گوارش) سیستم فرعی بشمار می رود، ولی چنانچه خود دستگاه گوارش را سیستم اصلی تلقی نمائیم، اجزاء وابسته (مانند معده ، روده ، کبد و غیره) سیستم های فرعی سیستم اصلی (دستگاه گوارش) را تشکیل می دهند. بهمین ترتیب، در داخل یک سازمان (به عنوان سیستم اصلی)، سازمان غیر رسمی یک سیستم فرعی محسوب می شود، ولی اگر سازمان غیررسمی خود سیستم اصلی تلقی شود، در اینصورت سیستم های فرعی رفتار عبارتند از شبکه روابط اجتماعی ، شبکه روابط تخصصی، شبکه قدرت و غیره ... سیستم باز و سیستم بسته
سیستم معمولاً به دو نوع تقسیم می شود: سیستم باز (Open System) و سیستم بسته (Close System). سیستم بسته بیشتر به سیستم های مکانیکی درفیزیک و علوم تجربی اطلاق می شود. سیستم بسته صرفاً با استفاده از نیروهای داخلی و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند به کار خود ادامه دهد. در نظریه های کلاسیک ، سازمان به عنوان یک «سیستم بسته» تلقی می شود که فقط متکی بر عوامل و نیروهای داخلی است و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند مسائل خود را از طریق سلسله مراتب و تقسیم کار و روابط رسمی در داخل دستگاه حل و فصل کند. که متأسفانه اغلب سازمانها و شرکت های ما اگر نه 100 درصد ولی به مقدار بسیار بسته می باشد و حتی از شبکه های اطلاعاتی ارزان و بسیار پربار اینترنتی نیز استفاده نمی نمائیم.
یکی از مشخصات سیستم بسته، گرایش ذاتی در جهت تعادل ایستا (Static Equilibrium) و رکورد توقف است. به عبارت دیگر، در سیستم بسته بازده دستگاه تناسبی با منابع مصروفه ندارد و اتلاف منابع، بی نظمی و اختلال و اقدامات بدون هدف برای حفظ وضع موجود رواج پیدا می کند.
بر خلاف سیستم بسته، در سیستم باز گرایشی در جهت تعادل پویا (Dynamic Equilibrium) و رشد و تکامل از طریق ارتباط دائم با محیط خارج ملاحظه می شود. در این حالت، سیستم با دریافت منابع مادی و انسانی (Input) و تغییر و تبدیل (Transformation) آنها وسعی در ازدیاد و بهبود بازده (Output)، بیش از آنچه نیرو می گیرد (بصورت نیروی انسانی، مواد و اطلاعات) نیرو تولید می کند (بشکل کالا یا خدمات)، و بدین ترتیب خود را در مقابل سکون و نابودی (Entropy) حفظ می کند. در سیستم باز، دستگاه نه تنها بایستی خود را با عوامل محیط خارج سازگار سازد، بلکه دائماً خود را با عوامل متغیر داخل نیز منطبق می سازد. سازمان در قالب سیستم
در نظریه های کلاسیک، سازمان به عنوان یک سیستم بسته مورد بررسی قرار می گیرد، ولی در نظریه های نوین «سازمان» یک سیستم فنی- اجتماعی (Socio-Technical) تلقی می شود که برای رشد و کمال بایستی همواره خود را با عوامل متغیر داخلی و خارجی سازگار و هماهنگ سازد. سیستم سازمانی دو جنبه دارد: یکی جنبه فنی که شامل وظائف تخصصی، ساختمان و ماشین آلات ، وسائل و ابزار و تکنیک های کار می شود، و دیگر جنبه اجتماعی که مشتمل بر روابط کارکنان در داخل سیستم می گردد.
اگر سازمان را به عنوان یک سیستم تلقی کنیم، سیستم مذکور از سیستم های فرعی متعددی مانند روابط ناشی از نقش و مقام (Status and Roles) و روابط حاصل از محیط فیزیکی کار و تکنولوژی، تشکیل می شود. در داخل سیستم، دو نوع کنش و واکنش وجود دارد، یکی درونی و دیگری برونی. در درون هر یک ازسیستم های فرعی، یک رشته فعل و انفعال بین اجزاء سیستم فرعی صورت می گیرد (مانند سازمان رسمی). انفعالات برونی به همبستگی های موجود بین سیستم های فرعی اطلاق می شود. به عنوان مثال، بین افراد از یکسو، و سازمان رسمی (مشاغل) از سوی دیگر، یک رشته ارتباط و انتظارات متقابل وجود دارد، و چنانچه قبلاً توضیح دادیم در صورت تعارض بین توقعات سازمان رسمی و انتظارات افراد، کارکنان ممکن است مجبور شوند مفری برای ارضای نیازهای خود در سازمان غیررسمی جستجو کنند.
از سوی دیگر، بین افراد و سازمان غیررسمی همبستگی وجود دارد. سازمان غیررسمی رفتار خاصی را از اعضاء خود انتظار دارد، و در مقابل افراد نیز توقع دارند که رضایتی از معاشرت با همکاران خود و روابط گروهی با آنان در حین کار بدست آورند. در نتیجه فعل و انفعال این دو دسته انتظارات، فرد رفتار خود را با خواستهای گروه (هنجار گروهی) منطبق می کند، و گروه نیز ممکن است متقابلاً انتظارات و هنجار گروهی (Group Norm) را بر حسب تجلیات شخصیت اعضاء تعدیل نماید.
به همین ترتیب، در محیط فیزیکی کار یک نوع همبستگی و ارتباط متقابل بین فرد و ماشین وجود دارد. به عبارت دیگر، شرایط فیزیکی و ابزار و وسائل و تکنولوژی کار بایستی با توجه به ویژگیهای فیزیولوژیکی، روانی و اجتماعی افراد در محیط خدمت انتخاب شوند.
مطالب فوق سیستم های فرعی در داخل سیستم سازمانی است:
پندهای دراکر به بانک‌های خصوصی ۱) آزادی گزینشی است مسوولانه. آزادی به معنای رهایی نیست به معنای مسوولیت است. آن اندازه که تکلیف است حق نیست. آزادی گزینش میان کردن یا نکردن است. برگزیدن سلوک خویش و جامعه است و پذیرفتن مسوولیت هر دو. ۲) نوآوران موفق خطر جو نیستند فرصت جو هستند. ۳) هنرنمایی هر سازمان به اندازه هنر و استعداد کارکنان آن است. ۴) بازنشسته‌ها باید سرگرم کارهایی شوند که متکی به عملکرد خودشان است. این افراد به جای مدیریت کردن باید به کارهایی نظیر دادن نظر مشورتی آموزش و تعیین معیارهای و رتق و فتق کشمکش‌ها مشغول شوند. ۵) عملکرد آن نیست که همیشه به هدف بزنی عملکرد یعنی داشتن توانایی دایم در کسب نتیجه در دورانی طولانی و در انواع ماموریت‌ها. ۶) بهترین جایگاه در بازار جایگاه بهینه است نه سقف. ۷) نوآوران سبب برانگیختن رقیب می‌شوند بنابران باید با تیر اول به هدف بزنند زیرا بعید است که به آنها فرصت دیگری داده شود. ۸) هنر کارآفرینان در انتخاب سرمایه‌گذاری نیست در آگاهی از پرهیز از سرمایه‌گذاری محکوم به شکست است. ۹) اگر به قیمت تنزل بهره‌وری و نوآوری نکردن به سود برسیم آن سود نیست هدر دادن منابع است. ۱۰) سود در خدمت سه مقصود است: اول ثمربخش بودن و سلامت بنگاه دوم بیمه خطر است یعنی هزینه تداوم کسب و کار را تامین می‌کند. سوم هزینه لازم برای نوآوری و گسترش کسب و کار را تامین می‌کند. چه مستقیم از درآمدها و چه غیرمستقیم با ایجاد انگیزه برای سرمایه‌های خارجی به گونه‌ای که با هدف سازمان سازگار باشد. ۱۱) بهتر است خودتان فرآورده‌ها و فرآیندها و خدمات کهنه را منسوخ کنید نه رقیب. ۱۲) رشدی که فقط حجم را بزرگ کند و سبب افزایش بهره‌وری کل نشود رشد نیست چربی است که باید آن را آب کرد. ۱۳) موفقیت همواره ناسخ رفتاری است که سبب آن موفقیت شده است. موفقیت همواره واقعیت‌های تازه‌ای پدید می‌آورد. حتی همواره مشکلاتی را ایجاد می‌کند. ۱۴) سازمان به ابزار می‌ماند هر چه وظیفه‌اش تخصصی‌تر عملکردش برجسته‌تر است. ۱۵) آینده تصمیم لازم دارد اما همین حالا خطراتی دارد همین حالا. اقدام می‌خواهد همین حالا. تخصیص منابع می‌خواهد همین حالا. کار می‌خواهد همین حالا. ● پندهای دراکر به بانک‌های دولتی ۱) بنگاه‌ها دو وظیفه دارند: بازاریابی و نوآوری ۲) مدیریت در سازمان‌های بزرگ دولتی امانت‌دار است. ۳) به آن کس که هرگز شکست نمی‌خورد باید بی‌اعتماد بود چون یا متقلب است یا با چیزهای پیش پا افتاده آزمون شده است. ۴) نخستین شرط سلامت سازمان بالا بودن سطح توقع از عملکرد است. ۵) کامیابی و شکست دور از انتظار هر دو غالبا نشانه تغییر در نگاه و استنباط مصرف کننده است. ۶) افزودن بر بهره‌وری کار خدماتی نخستین مسوولیت اجتماعی مدیریت است. ۷) کسب و کاری که سودی برابر هزینه سرمایه نداشته باشد بی‌مسوولیت است و منابع جامعه را به هدر می‌دهد. ۸) عملکرد آینده هر کسب و کار عمدتا تابعی است از عملکرد مدیریت کنونی در چهار حوزه: تخصیص منابع تصمیمات مربوط به کارکنان و نوآوری و راهبرد عملکرد. ۹) رهبری محبوب قلوب شدن نیست بلکه کسب نتیجه است. رهبری مسوولیت است. ۱۰) محک هر روش مدیریت درستی یا نادرستی آن نیست ثمربخش بودن آن است. ۱۱) کنترل هزینه کاستن از هزینه نیست. جلوگیری از هزینه است. ۱۲) اگر چیزی را رایگان عرضه کنید هیچ کس به شما اعتماد نمی‌کند. ۱۳) سازمان برای حقدارانی که در خارج از حوزه تنگ وظیفه اصلی او هستند باید تفکر سیاسی داشته باشد. مدیر نمی‌تواند تنها به بهینه کردن عملکرد سازمان مشغول باشد. ۱۴) کافی نیست بنگاه اقتصادی کارش را خوب انجام دهد باید کار نیک هم بکند. اما برای اینکه کار نیک انجام دهد باید اول وظیفه خود را به درستی انجام دهد. ۱۵) پیش شرط رقابت کردن این است که دست کم به اندازه پیشتاز رشته مربوطه کارآمد باشیم
منبع:www.study1000.com